Шаг 4. Делаем отчет по факту

Вот мы сделали с вами бюджет, т.е., спланировали наши доходы и расходы на 2005-й год. И работаем с чувством исполненного долга. Однако, нет никакого смысла что-то планировать, если потом не контролировать выполнение нашего плана.

Так что, мы подошли к очень важной теме - контроль выполнения бюджета. По-модному он сейчас называется «Контроллинг». Контроль выполнения бюджета нам нужен для того, чтобы держать руку «на пульсе», а именно – вовремя понять, где именно дела идут не в ту сторону, вовремя найти отклонения от плана, и вовремя найти выход из создавшейся ситуации, направить в нужное русло, короче, принять меры.

Если у нас нет бюджета, то мы можем оценить ситуацию с опозданием, как правило, когда догонять уже тяжело. А вот с бюджетом мы будем делать отчет ежемесячно, и ежемесячно будем анализировать отклонения от бюджета и принимать необходимые меры.

Очень важно так настроить ваших менеджеров, что анализ отклонений нужен всем, и нужен для того, чтобы исправить ситуацию, чтобы идти дальше в нужном направлении. Часто руководители делают такую ошибку – используют контроль за исполнением бюджета только для того, чтобы наказывать виновных.

Без этого, бывает, тоже не обойтись. Однако, если бюджетирование будет использоваться только в русле «наказания», то и менеджеры будут просто пытаться приспособиться к новой ситуации, т.е., будут принимать все меры, чтобы выполнить бюджетные показатели, в ущерб другим сторонам бизнеса. Например, может пострадать качество продукции, или замедлиться развитие бизнеса.

Лучше всего – проводить ежемесячные комитеты по управлению со всеми менеджерами, ответственными за бюджетные показатели, и вместе обсуждать причины, по которым произошли отклонения, и находить пути их исправления.

Возможно, что отклонения будут не только из-за плохой работы менеджеров, но и из-за ошибок при создании бюджета. Весь опыт вы учтете при создании бюджета на следующий год.

Чтобы проанализировать отклонения от бюджета, нужно, как минимум, сделать отчет о его выполнении. Именно этим мы сейчас и займемся.

Для этого создаем файл «Отчет за январь 2005г.»
Первый лист, как всегда, титульный.
Далее, отчеты идут в том же порядке, как и в нашем бюджете.

БЮДЖЕТ ПРОДАЖ

Начнем с листа Объем продаж. Отчет состоит из четырех блоков:
«Январь 2005г.»,
«Накопительным итогом с начала года»,
«Остаток до конца года»
«Год в целом».

На первый взгляд может показаться, что отчет сложен для восприятия и его трудно сделать. Но, это не так. Заполнять нужно не все блоки, а только блоки: «Январь 2005г.», и «Год в целом». А блоки «Накопительным итогом с начала года», «Остаток до конца года» высчитываются по формулам.

Давайте рассмотрим каждый блок подробнее. Начнем с блока «Январь 2005г.»
Он состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонку «Бюджет» переносим информацию из нашего файла «Бюджет 2005г.», из листа «Объем продаж».

В колонку «Факт» вносим данные о фактически проданной продукции, услугах, товарах. В январе фактически было продано Диванов – 30шт., Кресел – 60шт., Пуфиков – 15шт. и т.д.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Факт» минус «Бюджет».
Например, Диванов нужно было продать по бюджету 33шт., а продано по факту 30шт., значит, отклонение будет равно: 30-33= -3шт. Это означает, что продали на 3 дивана меньше, чем запланировали.

В колонке «Отклонение» отображена информация, что менеджеры по продажам не выполнили план по объему продаж почти по всем позициям. На бюджетном комитете директор по продажам должен объяснить, почему сложилась такая ситуация.

Далее следует блок «Накопительным с начала года».
Он также состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные из бюджета с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные из бюджета за Январь плюс Февраль.

В колонке «Факт » находятся данные фактически проданных объемов с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные фактически проданных объемов за Январь плюс Февраль.

Как вы можете видеть, в блоке «Накопительным с начала года» все колонки вычисляются по формулам. Просто в них берется информация из блока Январь 2005.

Далее следует блок «Остаток до конца года».
Он состоит из трех колонок: «Бюджет», «Прогноз», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные бюджета до конца года. В нашем случае это период с Февраля по Декабрь. И вычисляется данная сумма по формуле:
«Бюджет за 2005-й год» минус «бюджет за январь». В нашем случае получается.
Диваны 508-33=475шт. осталось продать по бюджету до конца года.

В колонке «Прогноз» находятся данные ожидаемых объемов продаж до конца года. Т.е., мы прогнозируем, сколько нам нужно продать до конца года, чтобы выполнить бюджет. Эта колонка самая сложная для понимания, но, если вы немного задумаетесь над формулой, по которой она вычисляется, то все станет понятно.

Итак, формула: «Прогноз до конца года» равен: «Бюджет за год» минус «Накопительным сначала года». В нашем случае это по Диванам:
508-30= 478шт. мы прогнозируем, или проще сказать, собираемся продать диванов до конца года, чтобы выполнить наш годовой план.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Прогноз» минус «Бюджет».

Например, Диванов нужно было продать по бюджету до конца года 475шт. Собираемся мы продать до конца года 478 диванов. «Отклонение» равно:
478-475=3шт. Это и понятно, так как мы в январе продали меньше на 3 дивана, то до конца года нам придется продать на 3 дивана больше.

И, наконец, четвертый, и последний блок «Год в целом».
Он состоит всего из одной колонки «Бюджет», в которой находятся данные бюджета за 2005-й год. Эта колонка берется из файла «Бюджет 2005г.», лист «Объем продаж» из последнего итогового столбца «2005г.».

Все остальные листы отчета, кроме листа «Цены» строятся точно по такому же принципу, что и лист «Объем продаж». Формулы везде заложены одни и те же.


Продолжим рассмотрение листов, относящихся к бюджету продаж. Следующий лист «Цены». Мы видим, что отчет, в отличии от других отчетов, состоит из одного блока:
Январь 2005г.,
Это и понятно. Цены мы не можем складывать «С начала года», либо «За год».


Блок Январь 2005г. состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонку «Бюджет» переносим информацию из нашего файла «Бюджет 2005г.» из листа «Цены».

В колонку «Факт» вносим данные о фактических ценах проданной продукции, услугах, товарах. Как видите, в январе фактические цены совпадали с бюджетными. Это означает, что менеджеры проявили внимательность, и не отклонялись от бюджетных цен.

Далее, последний отчет, который относится к бюджету продаж - лист «Выручка». Отчет состоит из четырех блоков:
«Январь 2005г.»,
«Накопительным итогом с начала года»,
«Остаток до конца года»
«Год в целом».

Блок «Январь 2005г.» состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонку «Бюджет» переносим информацию из нашего файла «Бюджет 2005г.» из листа «Выручка».

В колонке «Факт» выручка рассчитывается по формуле: фактический объем продукции умножаем на фактическую цену. В январе фактическая выручка от продажи диванов составила 30шт.*7350=220 500,
выручка от продажи Кресел составила 60*3150=189 000руб,
выручка от продажи Пуфиков составила 15*1260=18 900 руб.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Факт» минус «Бюджет».
Например, Диванов нужно было продать по бюджету на сумму 242 550руб.., а продано по факту на сумму 220 500руб., значит, отклонение будет равно:
220 500-242 550= 22 050руб. Это означает, что диванов продали 22 050руб меньше, чем запланировали.

План по выручке от продаж не выполнен почти по всем позициям. Это понятно: если не выполнили план продаж по объему, значит и выручки от продаж получили меньше.

Далее следует блок «Накопительным с начала года».
Он также состоит из трех колонок: «Бюджет», «Факт», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные из бюджета с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные из бюджета за Январь плюс Февраль.

В колонке «Факт » находятся данные фактической выручки от продаж с начала года по отчетный месяц включительно. В нашем случае это один Январь. А когда вы будете делать отчет за февраль, то в данной колонке будут стоять данные фактической выручки от продаж за Январь плюс Февраль.

Как вы можете посмотреть, в блоке «Накопительным с начала года» все колонки вычисляются по формулам. Просто в них берется информация из блока Январь 2005.

Далее следует блок «Остаток до конца года».
Он состоит из трех колонок: «Бюджет», «Прогноз», «Отклонение».
В колонке «Бюджет» находятся данные бюджета до конца года. В нашем случае это период с Февраля по Декабрь. И вычисляется данная сумма по формуле:
«Бюджет за 2005-й год» минус «бюджет за январь». В нашем случае получается.
Диваны:3 654 420-242 550=3 411 870руб. осталось получить выручки от продаж по бюджету до конца года.

В колонке «Прогноз» находятся данные ожидаемой выручки от продаж до конца года. Т.е., мы прогнозируем, сколько нам нужно получить выручки от продаж до конца года, чтобы выполнить бюджет.

Формула: «Прогноз до конца года» равен: «Бюджет за год» минус «Накопительным сначала года». В нашем случае это по Диванам:
3 654 420-220 500= 3 433 920руб. мы прогнозируем, или проще сказать, собираемся продать диванов на эту сумму до конца года, чтобы выполнить наш годовой план.

Третья колонка «Отклонение» высчитывается по формуле: «Прогноз» минус «Бюджет».

Например, Диванов нужно было продать по бюджету до конца года на сумму
3 411 870руб. Собираемся мы продать до конца года диванов на сумму 3 433 920руб. «Отклонение» равно:
3 433 920-3 411 870=22 050руб. Так как мы в январе продали меньше на сумму
22 050руб, то до конца года нам придется продать на диванов на эту же сумму больше.

И, наконец, четвертый, и последний блок «Год в целом».
Он состоит всего из одной колонки «Бюджет», в которой находятся данные бюджета за 2005-й год. Эта колонка берется из файла «Бюджет 2005г.», лист «Выручка» из последнего итогового столбца «2005г.».



Если вы хотите полностью освоить построение бюджета, запишитесь на тренинг.